Contrato de Contalea Contabilidad

Versión 1.0 · Vigente desde el 26 de octubre de 2026

Este contrato regula la contratación y el uso de Contalea Contabilidad por un negocio, incluido Antonio, el asistente contable de laRogar, la recepción de comprobantes electrónicos y el tratamiento de los datos de terceros que laRogar realiza por cuenta del negocio. La cuenta desde la que el Cliente contrata y paga se rige por las Condiciones de la cuenta laRogar. En este contrato, «usted» es el Cliente.

1. Objeto

laRogar presta al Cliente, por suscripción, el sistema Contalea Contabilidad para llevar la contabilidad de su negocio, con Antonio, el asistente contable de laRogar, y con la recepción de los comprobantes electrónicos que le envían sus proveedores. La ley permite llevar la contabilidad en un sistema informático (artículo 251 del Código de Comercio, Ley N.º 3284; artículo 128, inciso a, punto i, del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N.º 4755). Contalea Contabilidad es un sistema informático para ese fin.

2. Definiciones

Además de las definiciones de las Condiciones de la cuenta laRogar:

• Contalea / el Servicio: Contalea es una marca de laRogar especializada en facturación electrónica y contabilidad. En este contrato, «Contalea Contabilidad» o «el Servicio» designa el sistema de contabilidad por suscripción que laRogar presta al Cliente conforme a la cláusula 1.
• Antonio: Antonio, el asistente contable de laRogar, es el asistente virtual de Contalea Contabilidad. Funciona con inteligencia artificial. Propone y responde; no aprueba ni ejecuta (cláusula 6).
• Hacienda: el Ministerio de Hacienda de Costa Rica y, dentro de él, la Dirección General de Tributación.
• Contador: la persona profesional en contabilidad que el Cliente elige e invita a su contabilidad, con un perfil propio y verificado (cláusula 9).
• Aprobación por una segunda persona: regla según la cual quien crea un registro no puede aprobarlo (cláusula 5).
• Registro de aprobaciones: el registro inalterable de cada propuesta de Antonio, de los datos consultados y de la persona que la aprobó o la rechazó, y de cada aprobación con efecto contable (cláusula 6.6).
• Comparativos sectoriales: función opcional que muestra al Cliente indicadores calculados con información estadística anónima de no menos de diez negocios (cláusula 10).
• Mensaje de receptor: la respuesta que el negocio envía a Hacienda para aceptar, aceptar parcialmente o rechazar un comprobante electrónico que recibió (artículo 10 de la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024).

3. Qué incluye Contalea Contabilidad

3.1. Con Contalea Contabilidad, el negocio puede llevar el diario, el mayor, la balanza y los estados financieros, en colones y en otras monedas; recibir asientos automáticos de sus ventas, compras, cobros, pagos y demás movimientos registrados en laRogar; registrar asientos manuales, que aprueba una persona distinta de quien los crea; conciliar sus estados de cuenta bancarios; llevar sus cuentas por cobrar y por pagar; registrar gastos sin comprobante electrónico; llevar su planilla, si la activa; llevar sus activos fijos y su depreciación; preparar borradores de sus declaraciones de impuestos; consultar un calendario de sus obligaciones, incluidas las de una sociedad; planificar sus ingresos y gastos y compararlos con lo real; administrar varias empresas desde una misma Cuenta, con los datos de cada empresa separados; e invitar a su contador.

3.2. Incluye a Antonio (cláusula 6) y la recepción de los comprobantes electrónicos de sus proveedores con el mensaje de receptor, con las reglas de la cláusula 13.

3.3. Las funciones disponibles y su forma de uso se describen en la Plataforma.

4. Lo que Contalea Contabilidad no incluye

4.1. laRogar no presta servicios contables ni tributarios. laRogar provee un sistema. No es el contador del Cliente, no es su asesor tributario y no firma, certifica ni dictamina sus estados financieros. Para eso el negocio requiere una persona profesional en contabilidad, elegida por el Cliente.

4.2. laRogar no presenta declaraciones. El sistema prepara borradores de las declaraciones de impuestos, casilla por casilla, con cada casilla enlazada a los asientos que la forman. El borrador lo revisa y lo aprueba el contador o el Cliente, y lo presenta el contador o el Cliente ante Hacienda. Un borrador no es una declaración.

4.3. laRogar no promete resultados. laRogar describe lo que el sistema hace; no promete que el Cliente pague menos impuestos, que gane más, que no reciba sanciones ni que su contabilidad esté libre de errores (artículo 37 de la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N.º 7472).

4.4. Contalea Contabilidad no sustituye los libros legales de una sociedad. El registro de accionistas y el libro de actas que el Cliente lleve en la Plataforma son un apoyo; los libros legales de las sociedades los legaliza y los emite el Registro Nacional (artículos 252 y 263 del Código de Comercio).

5. Aprobación por una segunda persona y responsabilidades

5.1. Todo asiento manual, todo asiento de apertura, todo cierre de mes y toda planilla los aprueba una persona distinta de quien los creó, con el rol para hacerlo; esa persona puede ser el contador del Cliente. El sistema impide que una persona apruebe lo que ella misma creó. Lo aprobado queda en el diario y no se elimina: se corrige con un asiento nuevo que deja visible el anterior.

5.2. Si el negocio tiene un solo Usuario, debe invitar a su contador o a una segunda persona con el rol de aprobación para que la contabilidad pueda operar. La Plataforma lo indica al configurar el Producto.

5.3. El Cliente y su contador responden por lo que aprueban y presentan. La aprobación de un asiento, una planilla, un cierre, un pago o un borrador de declaración es un acto de las personas del negocio y de su contador. Antes de aprobar, el sistema muestra la evidencia y el origen de cada cifra.

5.4. El Cliente decide qué personas pueden crear, revisar y aprobar en su contabilidad, y responde por los roles que asigna.

5.5. laRogar responde por que el sistema funcione como se describe en este contrato: que conserve lo que el Cliente registra, que aplique las reglas que el Cliente aprobó y que mantenga los límites de la cláusula 6.3, conforme a la cláusula 17.

6. Antonio, el asistente contable de laRogar

6.1. Qué es. Antonio, el asistente contable de laRogar, funciona con inteligencia artificial y no es una persona. En su primer mensaje se presenta como asistente virtual: «Soy Antonio, su asistente contable de laRogar. Le respondo con sus libros en la mano.». Si se le pregunta, explica qué es y qué puede hacer, y siempre ofrece pasar la conversación a una persona. Cuando responde con una nota de voz, su voz es generada por computadora.

6.2. Qué hace. Antonio propone asientos, clasificaciones de comprobantes, conciliaciones, respuestas a los comprobantes recibidos, recordatorios de cobro y pagos para la lista de pagos, cada uno con la evidencia que lo respalda; prepara el paquete de cierre de cada mes con la evidencia enlazada; revisa cada noche los registros para detectar duplicados, saltos de numeración y diferencias, y los informa; proyecta la caja de las próximas semanas, con las premisas en que se basa; y responde preguntas de las personas autorizadas del negocio, en la Plataforma y por mensajería instantánea, por escrito o por nota de voz.

6.3. Lo que no hace. Antonio no aprueba, no contabiliza en el diario, no elimina registros, no mueve dinero, no accede a la planilla (solo ve sus fechas límite, sin salarios ni datos de las personas), no cambia las reglas ni los parámetros de la contabilidad, no presenta declaraciones y no presta asesoría contable, tributaria ni legal. Estas restricciones son técnicas: el sistema no permite a Antonio ejecutar esas acciones.

6.4. Cada cifra con su fuente. Toda cifra que Antonio entrega proviene de una consulta a los registros del Cliente y lleva su fuente; el Cliente puede consultar los asientos del diario que la originan. Si Antonio no puede respaldar una cifra, no la entrega y lo indica.

6.5. Leyenda. Cada propuesta y cada respuesta de Antonio lleva este texto: «Información tomada de sus libros. No es asesoría contable ni tributaria: consúltela con su contador.».

6.6. Registro de aprobaciones. Por cada propuesta, el sistema conserva los datos consultados, la propuesta, su fundamento y la aprobación o el rechazo de la persona del negocio. Ese registro no puede modificarse mientras dure la suscripción, salvo por lo previsto en la cláusula 13 o por mandato legal. Lo pueden consultar el Cliente, su contador y quien audite la contabilidad con autorización del Cliente, y forma parte de la exportación completa.

6.7. Instrucciones del contador. El contador puede escribir a Antonio instrucciones en español. Cada instrucción queda registrada con su fecha y su autor, y la aprueba el contador. Cuando una instrucción se convierte en una regla de la contabilidad, la regla también la aprueba el contador y desde ese momento la aplica el sistema.

6.8. Memoria del negocio. Antonio recuerda lo ya resuelto en el negocio (por ejemplo, a qué cuenta va cada proveedor) para no volver a preguntarlo. Esa memoria es del negocio y nunca se usa para otro negocio.

6.9. Mensajería instantánea y voz. Antonio responde por mensajería instantánea solo a los números registrados en el negocio con los roles de titular, contador o finanzas, y solo con lo que el rol de esa persona le permite ver. Las notas de voz se transcriben a texto. Antonio puede responder por escrito cuando no sea posible hacerlo por voz.

6.10. Puede equivocarse. Antonio puede interpretar mal una pregunta o proponer algo incorrecto. Por eso propone y una persona aprueba. Ante una respuesta dudosa, el Cliente revisa la fuente o consulta a su contador.

7. Pagos y cobros

7.1. El dinero no pasa por laRogar. Contalea Contabilidad prepara instrucciones: la lista de pagos a proveedores, la lista de pagos de la planilla y los recordatorios de cobro. Los pagos los ejecuta el Cliente desde su banco. laRogar no recibe, no custodia ni transfiere el dinero del negocio.

7.2. Autorización previa. Ningún pago se incluye en la lista para ejecutar y ningún recordatorio de cobro se envía sin la autorización escrita de la persona que el Cliente designó, dentro de los límites por pago y por día que el Cliente fija. Mientras el Cliente no fije un límite, el límite es cero. Un pago por encima del límite requiere la aprobación de una segunda persona con el rol correspondiente.

7.3. Recordatorios de cobro. Si el Cliente lo activa, Valeria, la asistente virtual de laRogar, envía a los clientes del negocio los recordatorios de las facturas vencidas, a nombre del negocio, con el texto y la frecuencia que el Cliente aprueba. Son avisos del servicio que el negocio presta y no constituyen publicidad: no incluyen ofertas ni promociones. Cada recordatorio identifica al negocio que lo envía e indica cómo dejar de recibirlos por ese medio; si la persona lo solicita, los envíos por ese medio cesan de inmediato y el negocio cobra por otra vía (artículo 44 de la Ley General de Telecomunicaciones, Ley N.º 8642). laRogar envía estos recordatorios como encargado, con el texto que el Cliente aprobó; el Cliente responde por su contenido, por la existencia de la deuda y por tener de forma legítima el contacto de la persona.

7.4. Un pago se registra como realizado cuando el banco del Cliente lo confirma, no cuando se aprueba la lista.

8. Datos de terceros en la contabilidad

8.1. Roles. El Cliente es el responsable de los datos de las personas que aparecen en su contabilidad y laRogar es su encargado, conforme a la cláusula 12.

8.2. Proveedores y personas a quienes factura. Los comprobantes que el negocio emite y recibe contienen datos de sus proveedores y de sus clientes. El negocio los trata para cumplir las obligaciones que la ley le impone al emitir, recibir y conservar comprobantes, sin un consentimiento separado de esas personas (artículo 5, inciso 2, punto c, de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Ley N.º 8968). Esos datos permanecen en el negocio: laRogar no los usa para ningún otro fin ni los comunica a otro negocio.

8.3. Planilla.

a) Antes de registrar a una persona en la planilla, el Cliente la informa sobre el uso de sus datos conforme al artículo 5, inciso 1, de la Ley N.º 8968 y obtiene su autorización por escrito cuando la ley lo exige. La Plataforma solicita al Cliente confirmar, en una casilla propia que viene sin marcar, la declaración «Declaro que informé a esta persona sobre el uso de sus datos en la planilla y que cuento con su autorización por escrito.», y le entrega un modelo de aviso. Para los datos que la ley obliga a reportar a la Caja Costarricense de Seguro Social y al Instituto Nacional de Seguros basta el aviso (artículo 5, inciso 2, punto c, de la Ley N.º 8968).

b) De una incapacidad o de un permiso se registran únicamente las fechas y el tipo, porque la normativa laboral y de seguridad social exige considerarlos para calcular la planilla. Nunca se registra el diagnóstico, la enfermedad, el motivo médico ni un documento médico: los datos de salud son datos sensibles y la ley prohíbe tratarlos fuera de sus excepciones (artículo 3, inciso e, y artículo 9, inciso 1, de la Ley N.º 8968). La Plataforma no tiene campos para esos datos.

c) Los salarios y los datos de cada persona de la planilla los ven únicamente los roles del negocio con el permiso de planilla, que se asigna por separado. En el resto del sistema la planilla aparece en totales. Antonio no tiene acceso a la planilla.

d) laRogar prepara la lista de pagos y los archivos para la Caja Costarricense de Seguro Social y el Instituto Nacional de Seguros; el Cliente los revisa, los presenta y paga desde su banco. Si el negocio ocupa de forma permanente a diez o más personas, el libro de salarios autorizado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social es obligación del Cliente (artículo 176 del Código de Trabajo, Ley N.º 2).

8.4. Datos sensibles. El Cliente no registra datos sensibles de ninguna persona en los asientos, en las notas, en los adjuntos ni en lo que escribe a Antonio (artículo 3, inciso e, de la Ley N.º 8968).

9. Contador verificado

9.1. El Cliente invita a su contador con el rol que elige y le revoca el acceso en cualquier momento desde la Plataforma; la revocación surte efecto de inmediato. La invitación, cada ingreso, lo que el contador revisa, aprueba o rechaza y la revocación quedan en la bitácora, que el Cliente puede consultar.

9.2. El contador accede con un perfil propio, único y verificado por laRogar, que no ocupa un Usuario del plan del Cliente, aunque atienda a varios negocios. laRogar verifica la identidad del contador y su número de carné ante su colegio profesional, y repite la verificación cada tres meses; la Plataforma muestra la insignia correspondiente. El tratamiento de los datos del contador se describe en la Política de privacidad para negocios.

9.3. laRogar no elige ni supervisa al contador ni garantiza su trabajo. La relación con el contador es entre el Cliente y el contador, quien responde ante el Cliente y ante su colegio profesional.

9.4. Un contador con varios clientes en laRogar ve a cada negocio por separado, solo con el acceso que cada negocio le otorgó.

10. Comparativos sectoriales

10.1. Al activar los comparativos sectoriales, el Cliente autoriza a laRogar a usar las cifras de su negocio, de forma anónima, para calcular estadísticas de grupos de no menos de diez negocios del mismo tipo y zona, y recibe los comparativos de su grupo. Con menos de diez negocios, el comparativo no se muestra. Nunca se muestra un dato que permita identificar a un negocio ni a una persona.

10.2. El Cliente puede desactivar los comparativos en cualquier momento desde la Plataforma: sus cifras dejan de contar desde el siguiente cálculo y deja de recibir comparativos.

10.3. Un comparativo es información y no constituye asesoría ni recomendación.

11. Varias empresas

Si el Cliente administra varias empresas, los datos de cada una se mantienen separados entre sí. La vista consolidada es opcional, de solo lectura, y no sustituye la contabilidad de cada empresa.

12. Tratamiento de datos por cuenta del Cliente

Esta cláusula es el contrato entre el responsable y el encargado que exige el artículo 43 del Reglamento a la Ley N.º 8968, Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP. En esta cláusula, «la Ley» es la Ley N.º 8968 y «el Reglamento» es el Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP.

12.1. Roles. El Cliente es el responsable de los datos de las personas que aparecen en su contabilidad: las personas a quienes factura, sus proveedores y las personas de su planilla (artículo 3, inciso h, de la Ley). laRogar es el encargado: los trata por cuenta del Cliente, conforme a sus instrucciones, y provee la infraestructura (artículo 2, incisos k y n, del Reglamento). El traslado de esos datos a laRogar no es una transferencia a un tercero (artículo 40 del Reglamento). Los datos de la cuenta del contador los trata laRogar como responsable, conforme a la Política de privacidad para negocios.

12.2. Datos y finalidades.

Estos datos se usan únicamente para llevar la contabilidad del negocio y cumplir sus obligaciones legales.

12.3. Instrucciones. Son instrucciones del Cliente los comprobantes que emite, las respuestas que envía a Hacienda, las reglas e instrucciones que su contador aprueba, los pagos y recordatorios que autoriza, los accesos que otorga y las exportaciones que solicita. Antonio no da instrucciones: propone, y una persona del negocio decide.

12.4. Obligaciones de laRogar. Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Cliente y para prestar el servicio (artículo 6 de la Ley); guardar el secreto (artículo 11 de la Ley); aplicar medidas de seguridad conforme al artículo 10 de la Ley y a los artículos 34 y 36 del Reglamento, cuyo detalle es información no divulgada que laRogar pone a disposición del Cliente bajo confidencialidad; mantener separados los datos de cada negocio y de cada empresa; no usar los datos para ningún otro fin ni para promover a otro negocio; mantener los límites de Antonio en el sistema (cláusula 6.3) y conservar el registro de aprobaciones; guardar la planilla con acceso restringido (cláusula 8.3); no mover el dinero del negocio (cláusula 7); usar solo proveedores con contrato y con al menos las mismas obligaciones (cláusula 12.7); avisar los incidentes (cláusula 12.8); ayudar con los derechos de las personas (cláusula 12.9); permitir la verificación (cláusula 12.10); y entregar y eliminar los datos al terminar (cláusula 13).

12.5. Obligaciones del Cliente. Usar los datos solo para su contabilidad; no registrar datos sensibles (artículo 9 de la Ley); cumplir la cláusula 8.3 respecto de su planilla; otorgar a su contador solo el acceso necesario y revocarlo al terminar la relación, y responder por lo que el contador hace con ese acceso; custodiar las credenciales de su equipo; atender las solicitudes de las personas sobre sus derechos en cinco días hábiles (artículo 7 de la Ley), con la ayuda de laRogar; y responder ante esas personas y ante la Prodhab por el uso que dé a los datos.

12.6. Base del tratamiento. Los datos de proveedores y de personas a quienes se factura se tratan por obligación legal del negocio (artículo 5, inciso 2, punto c, de la Ley). Los datos de la planilla se tratan con el aviso y, cuando la ley lo exige, con la autorización de la cláusula 8.3.

12.7. Proveedores (subencargados). Además de las categorías descritas en la Política de privacidad para negocios, Contalea Contabilidad usa estas categorías propias:

Cuando los datos salen de Costa Rica, van a un proveedor que actúa por cuenta de laRogar (artículo 40 del Reglamento); laRogar mantiene su responsabilidad (artículo 29 del Reglamento) y exige por contrato las mismas medidas de seguridad (artículo 34 del Reglamento). Al aceptar este contrato, el Cliente autoriza estas categorías y, como responsable, informa de ellas a las personas cuyos datos registra, cuando la ley lo exija. Los cambios de categoría o de país se avisan con 30 días naturales de anticipación, con derecho del Cliente a terminar sin penalidad. La lista nominal de proveedores está disponible en legal@larogar.com. Los comprobantes y los mensajes de receptor se envían a Hacienda porque la ley lo ordena; Hacienda no es un proveedor de laRogar.

12.8. Incidentes. Si ocurre un incidente que afecte los datos de la contabilidad, de la planilla, de los comprobantes o las credenciales de Hacienda del negocio, laRogar lo avisa al Cliente dentro de las 48 horas siguientes a tener conocimiento, por correo electrónico y por mensajería instantánea, con la naturaleza del incidente, los datos y las personas afectadas, las acciones correctivas y dónde obtener más información, y ayuda al Cliente a informar a las personas afectadas y a la Prodhab dentro del plazo del artículo 38 del Reglamento (artículos 38 y 39 del Reglamento).

12.9. Derechos de las personas. Si laRogar recibe una solicitud de una persona de la planilla, de un proveedor o de una persona a quien el negocio factura, la traslada al Cliente en un día hábil. Una solicitud de supresión no alcanza a los registros que la ley obliga a conservar.

12.10. Verificación. A solicitud del Cliente, laRogar entrega bajo confidencialidad la descripción de sus medidas de seguridad, la lista de categorías de proveedores con su país y el registro de accesos de laRogar a los datos del negocio, y responde una vez al año un cuestionario razonable en 30 días naturales. Una revisión en sitio se solicita con 30 días naturales de anticipación, se realiza en horas hábiles y a costa del Cliente, y laRogar puede requerir que la realice un auditor externo.

13. Recepción de comprobantes, conservación y datos al terminar

13.1. Recepción y mensaje de receptor. La recepción de los comprobantes de sus proveedores y el mensaje de receptor están incluidos en Contalea Contabilidad. Para enviar el mensaje de receptor, el negocio registra en su Cuenta sus credenciales de Hacienda y autoriza a laRogar a usarlas, en nombre y por cuenta del negocio, únicamente para firmar y enviar esos mensajes; puede revocar la autorización en cualquier momento eliminando las credenciales. El mensaje debe enviarse en un plazo no mayor de ocho días hábiles contados a partir del primer día del mes siguiente al de la transacción; de lo contrario, Hacienda presume la aceptación total (artículo 10 de la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024). La Plataforma avisa tres días antes del vencimiento; el aviso es una ayuda y no modifica el plazo legal. Antonio puede proponer la respuesta; la envía siempre una persona del negocio o su contador.

13.2. Obligación del negocio. Como comerciante, el Cliente debe conservar sus libros de contabilidad desde que los inicia hasta cinco años después del cierre del negocio, y su correspondencia, sus facturas y sus demás comprobantes por no menos de cinco años desde la fecha de cada uno, o más si están ofrecidos como prueba en un juicio (artículo 234, incisos c y d, del Código de Comercio); si liquida el negocio, conservarlos cinco años desde el fin de la liquidación (artículo 270 del Código de Comercio); conservar los registros y comprobantes que exige la Administración Tributaria durante cinco años (artículo 109 de la Ley N.º 4755) y los comprobantes electrónicos generados, enviados y recibidos durante cinco años (artículo 22 del Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios, Decreto Ejecutivo N.º 44739-H), sin perjuicio de que la acción de Hacienda prescribe a los cuatro años, o a los diez en los casos del artículo 51 de la Ley N.º 4755. Si sus registros se guardan en sistemas fuera de su domicilio fiscal, incluso fuera de Costa Rica, Hacienda debe poder acceder a ellos y el Cliente debe notificarlo a Hacienda (artículo 110 de la Ley N.º 4755). Esa obligación es del negocio, con laRogar o sin laRogar.

13.3. Durante el servicio. laRogar conserva los libros, los comprobantes, los adjuntos, la bitácora y el registro de aprobaciones durante toda la suscripción, y el Cliente los descarga cuando quiera. Desde «Descargar mis datos», el Cliente obtiene, en formatos de uso común, el catálogo de cuentas, el diario, el mayor, la balanza, los estados financieros de cada período, los auxiliares (cuentas por cobrar y por pagar, bancos, activos fijos y planilla), los comprobantes emitidos y recibidos con sus XML, PDF y respuestas de Hacienda, los mensajes de receptor, los adjuntos, los borradores de declaraciones, la bitácora y el registro de aprobaciones. laRogar entrega en la Cuenta una constancia de dónde y cómo están guardados los registros, para la notificación del artículo 110 de la Ley N.º 4755, y entrega al Cliente una copia completa cuando Hacienda se la requiera, mientras la suscripción esté vigente y durante el plazo de la cláusula 13.5.

13.4. Conversaciones con Antonio. Las conversaciones con Antonio se conservan 90 días naturales desde el último mensaje. El registro de aprobaciones con efecto contable se conserva con la contabilidad y, al terminar, con los comprobantes, durante cinco años.

13.5. Al terminar. Cuando Contalea Contabilidad termina:

a) el Cliente dispone de 30 días naturales para hacer la exportación completa de la cláusula 13.3; laRogar se lo recuerda el día de la terminación, a los 15 días y a los 25 días; durante ese plazo la contabilidad se consulta en modo de solo lectura;

b) vencido ese plazo, laRogar conserva únicamente los comprobantes electrónicos (archivos XML), las respuestas de Hacienda y el registro de aprobaciones con efecto contable del negocio durante cinco años, cifrados y disponibles solo para su descarga por el Cliente (artículo 4, inciso 1, punto i, y artículo 5, punto 4, del Decreto Ejecutivo N.º 44739-H); cumplido ese plazo, laRogar puede eliminarlos sin responsabilidad (artículo 7, inciso c, de la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024);

c) los libros, la planilla, las conversaciones y todos los demás datos de Contalea Contabilidad se eliminan o anonimizan al vencer los 30 días naturales. La eliminación no puede revertirse. Antes de eliminar, laRogar recuerda al Cliente que su negocio debe seguir conservando sus libros y comprobantes por los plazos de la cláusula 13.2 y que la exportación es el medio para cumplirlo.

13.6. Suspensión por falta de pago. Durante la suspensión, la contabilidad se conserva completa y el Cliente puede consultarla y descargarla, conforme a las Condiciones de la cuenta laRogar.

14. Hacienda, entidades y cambios normativos

14.1. laRogar no responde por la indisponibilidad, la lentitud, los rechazos ni los cambios de los sistemas de Hacienda, de la Caja Costarricense de Seguro Social, del Instituto Nacional de Seguros ni de las entidades bancarias, ni por los rechazos que se deban a los datos registrados por el negocio.

14.2. Cuando una norma modifique los formatos, los plazos o las reglas aplicables, laRogar ajusta la Plataforma en un plazo razonable antes de la fecha en que el cambio sea exigible.

15. Combinación con Contalea Facturación

Contalea Contabilidad puede contratarse solo o junto con Contalea Facturación. Cuando el Cliente contrata ambos, acepta los dos contratos en el mismo acto; los dos Productos operan sobre el mismo perfil y los mismos comprobantes, sin duplicarlos. Si el Cliente cancela uno de los dos Productos y conserva el otro, los comprobantes del negocio se mantienen en el Producto vigente.

16. Precio, garantía y duración

16.1. Contalea Contabilidad se cobra según la Lista de precios vigente, con Antonio y la recepción de comprobantes incluidos. El pago, la facturación, el vencimiento, la suspensión por falta de pago y la reactivación se rigen por las Condiciones de la cuenta laRogar.

16.2. La garantía de satisfacción de 30 días naturales de las Condiciones de la cuenta laRogar aplica a la primera suscripción del Cliente a Contalea Contabilidad, una sola vez.

16.3. Este contrato rige mientras el Cliente mantenga una suscripción vigente a Contalea Contabilidad. El Cliente puede cancelar en cualquier momento, con efecto al final del período ya pagado y sin penalidad. Si conserva otro Producto, su Cuenta sigue activa.

17. Condición particular: límite de responsabilidad

17.1. laRogar responde por que el sistema funcione como se describe en este contrato. La responsabilidad total de laRogar frente al Cliente por cualquier reclamo derivado de este contrato se limita al monto que el Cliente pagó a laRogar por Contalea Contabilidad durante los doce meses anteriores al hecho que origina el reclamo.

17.2. laRogar no responde por daños indirectos ni por pérdida de oportunidad. Este límite no excluye el lucro cesante que sea consecuencia inmediata y directa del incumplimiento (artículo 704 del Código Civil, Ley N.º 30 de 1885) ni se aplica al dolo o a la culpa grave de laRogar (artículo 701 del Código Civil).

17.3. laRogar no responde por multas, intereses ni recargos tributarios ni de seguridad social derivados de asientos, planillas, comprobantes, mensajes de receptor o declaraciones que el Cliente o su contador aprobaron, emitieron o presentaron, ni de los que dejaron de presentar, salvo que se deban a un error de cálculo del sistema que laRogar no corrigió después de ser informada.

17.4. Si el Cliente tiene la condición de consumidor según el artículo 2 de la Ley N.º 7472, este límite se aplica únicamente en la medida en que esa ley lo permite y no afecta los derechos de sus artículos 35 y 42 ni del artículo 1023, inciso 2, punto m, del Código Civil.

17.5. Esta condición particular se acepta en una casilla propia.

18. Disposiciones finales

18.1. Forman parte de este contrato, con esta prelación: (1) este contrato; (2) las Condiciones de la cuenta laRogar, en lo relativo a la Cuenta, el pago y la facturación. Si una disposición resulta inválida, las demás conservan su validez.

18.2. Los cambios a este contrato se avisan con al menos 30 días naturales de anticipación, conforme a las Condiciones de la cuenta laRogar. Los cambios que exija la ley rigen desde la fecha en que sean exigibles.

18.3. Este contrato se rige por las leyes de la República de Costa Rica. Los conflictos se resuelven conforme a las Condiciones de la cuenta laRogar. Las solicitudes y quejas sobre datos personales pueden presentarse también ante la Prodhab (artículos 13 y 15 de la Ley N.º 8968).

18.4. Las definiciones del glosario sirven para interpretar este contrato. Si una definición y una cláusula difieren, prevalece la cláusula.

19. Normas citadas en este contrato

Glosario

Antonio: Antonio, el asistente contable de laRogar: asistente virtual de Contalea Contabilidad, con inteligencia artificial. Propone y responde; no aprueba ni ejecuta. No es una persona.

Aprobación por una segunda persona: regla según la cual quien crea un registro no puede aprobarlo.

Asiento: cada anotación del diario: fecha, concepto, montos y cuentas.

Bitácora: registro automático de los ingresos y de las acciones realizadas en la Plataforma, con fecha y hora.

Borrador de declaración: declaración de impuestos preparada por el sistema y no presentada. No tiene valor de declaración.

Comparativos sectoriales: indicadores calculados con información estadística anónima de no menos de diez negocios.

Contador: la persona profesional en contabilidad que el Cliente elige e invita.

Datos sensibles: información relativa al fuero íntimo de la persona, conforme al artículo 3, inciso e, de la Ley N.º 8968.

Diario: el libro donde se registran, en orden, todos los asientos.

Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable (artículo 2, inciso k, del Reglamento a la Ley N.º 8968).

Hacienda: el Ministerio de Hacienda de Costa Rica.

Incapacidad: período en que una persona no trabaja por una razón de salud. Se registran solo sus fechas y su tipo.

Inteligencia artificial: sistemas informáticos que generan texto o voz a partir de datos e instrucciones. Pueden cometer errores.

Mensaje de receptor: la respuesta que el negocio envía a Hacienda para aceptar, aceptar parcialmente o rechazar un comprobante recibido.

Planilla: el registro de las personas que trabajan en el negocio, con sus salarios, cargas sociales y pagos.

Prodhab: Agencia de Protección de Datos de los Habitantes, del Ministerio de Justicia y Paz.

Registro de aprobaciones: registro inalterable de cada propuesta de Antonio, de los datos consultados y de la persona que la aprobó o la rechazó, y de cada aprobación con efecto contable.

Responsable: quien decide la finalidad y el contenido de una base de datos (artículo 3, inciso h, de la Ley N.º 8968).

Solo lectura: modo en que los datos pueden consultarse y descargarse, pero no modificarse.

Aceptación

Cada casilla se marca por separado y viene sin marcar:

☐ He leído y acepto el Contrato de Contalea Contabilidad, versión 1.0, incluida su cláusula 12 sobre el tratamiento de datos por cuenta de mi negocio, y autorizo a laRogar a usar las credenciales de Hacienda de mi negocio conforme a su cláusula 13.1.

☐ He leído y acepto la condición particular de la cláusula 17, que limita la responsabilidad de laRogar al monto pagado por Contalea Contabilidad en los doce meses anteriores, sin excluir el dolo ni la culpa grave.

Versión 1.0 · Vigente desde el 26 de octubre de 2026