Contrato de Contalea Facturación

Versión 1.0 · Vigente desde el 26 de octubre de 2026

Este contrato regula la contratación y el uso de Contalea Facturación por un negocio: la emisión de sus comprobantes electrónicos, la recepción de los comprobantes que le envían sus proveedores, el mensaje de receptor ante el Ministerio de Hacienda y la conexión de sus puntos de venta. Incluye el tratamiento de los datos de terceros que laRogar realiza por cuenta del negocio. La cuenta desde la que el Cliente contrata y paga se rige por las Condiciones de la cuenta laRogar. En este contrato, «usted» es el Cliente. Las facturas que laRogar emite al Cliente por su suscripción se rigen por las Condiciones de la cuenta laRogar.

1. Objeto

laRogar presta al Cliente, por suscripción, el sistema Contalea Facturación para que el negocio emita y reciba comprobantes electrónicos con su propia identificación ante el Ministerio de Hacienda, responda a Hacienda sobre los comprobantes recibidos y conecte sus puntos de venta.

2. Definiciones

Además de las definiciones de las Condiciones de la cuenta laRogar:

• Contalea / el Servicio: Contalea es una marca de laRogar especializada en facturación electrónica y contabilidad. En este contrato, «Contalea Facturación» o «el Servicio» designa el sistema de facturación electrónica por suscripción que laRogar presta al Cliente conforme a la cláusula 1.
• Hacienda: el Ministerio de Hacienda de Costa Rica y, dentro de él, la Dirección General de Tributación.
• Comprobante electrónico: la factura, el tiquete, la nota de crédito, la nota de débito o la factura de compra emitidos conforme a la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 de la Dirección General de Tributación, «Disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos para efectos tributarios» (en adelante, «la Resolución»), y al Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios, Decreto Ejecutivo N.º 44739-H (en adelante, «el Reglamento de comprobantes»).
• Mensaje de receptor: la respuesta que el negocio envía a Hacienda para aceptar, aceptar parcialmente o rechazar un comprobante electrónico que recibió (artículo 10 de la Resolución).
• Credenciales de Hacienda: el usuario y la llave criptográfica que Hacienda otorga al negocio para emitir comprobantes electrónicos.
• Terminal: cada caja, dispositivo o sistema conectado desde el que el negocio emite comprobantes. La Plataforma asigna una terminal a cada uno; la emisión centralizada desde la Plataforma usa la terminal 00001.
• Punto de venta: el sistema o la caja de un tercero con que el negocio cobra en su local y que se conecta a Contalea Facturación.

3. Qué incluye Contalea Facturación

3.1. Emisión. El negocio emite facturas, tiquetes, notas de crédito, notas de débito y facturas de compra, con su propia identificación y sus credenciales de Hacienda, desde la Plataforma o desde los puntos de venta conectados.

3.2. Recepción. El negocio recibe los comprobantes electrónicos que le envían sus proveedores (cláusula 7).

3.3. Mensaje de receptor. El negocio responde a Hacienda sobre los comprobantes recibidos (cláusula 8).

3.4. Puntos de venta. El negocio conecta sus puntos de venta para emitir desde ellos (cláusula 10).

3.5. Las funciones disponibles y su forma de uso se describen en la Plataforma.

4. Lo que Contalea Facturación no incluye

4.1. laRogar no factura por el Cliente. El Cliente decide qué factura, a quién, por cuánto, con qué impuesto y con qué código de producto o servicio, y responde por los datos de cada comprobante y por cada mensaje de receptor que envía.

4.2. laRogar no presta servicios contables ni tributarios ni asesora sobre impuestos. Las dudas sobre cómo facturar o sobre el impuesto aplicable a un producto corresponden al contador del Cliente.

4.3. laRogar describe lo que el sistema hace y no promete resultados (artículo 37 de la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N.º 7472).

5. Habilitación y credenciales de Hacienda

5.1. Mandato. El Cliente autoriza a laRogar a usar sus credenciales de Hacienda, en nombre y por cuenta del negocio, únicamente para firmar y enviar sus comprobantes electrónicos y sus mensajes de receptor. El Cliente puede revocar esta autorización en cualquier momento eliminando las credenciales de su Cuenta; desde ese momento la Plataforma deja de emitir y de responder por el negocio.

5.2. laRogar conserva las credenciales cifradas y no las comparte con nadie. El Cliente responde por la obtención, la vigencia y la renovación de sus credenciales ante Hacienda.

5.3. Habilitación. Antes de emitir el primer comprobante, la Plataforma verifica la configuración del negocio en el ambiente de pruebas de Hacienda.

5.4. laRogar está inscrita ante Hacienda como proveedor de sistemas para la emisión y recepción de comprobantes electrónicos y cumple las obligaciones del artículo 5 del Reglamento de comprobantes y del artículo 7 de la Resolución. El Cliente, como obligado tributario, es responsable del cumplimiento de las disposiciones del Reglamento de comprobantes que le corresponden (artículo 15 del Reglamento de comprobantes).

6. Emisión de los comprobantes del negocio

6.1. Validación. Cada comprobante se envía a Hacienda para su validación. Hacienda cuenta con un plazo máximo de tres horas para aceptarlo o rechazarlo, y una factura sin aceptación no sirve como respaldo de créditos fiscales ni de gastos deducibles (artículo 11 de la Resolución). La Plataforma muestra el estado de cada comprobante y reintenta el envío cuando Hacienda no responde.

6.2. Correcciones. Un comprobante válidamente emitido no se anula ni se elimina: sus efectos se corrigen con una nota de crédito o de débito, y el original permanece inalterado. Si Hacienda rechaza un comprobante, ese comprobante carece de validez y no lleva nota de crédito; la Plataforma ayuda a emitir uno nuevo (artículo 9 de la Resolución).

6.3. Consecutivo. Cada terminal lleva su propio consecutivo, conforme a la Resolución. Los comprobantes emitidos desde cualquier terminal son del negocio y se rigen por este contrato.

6.4. Entrega. El destinatario del comprobante lo recibe por correo electrónico, con su XML, su PDF y la respuesta de Hacienda, cuando el Cliente registra un correo. El Cliente también lo conserva en su Cuenta.

7. Recepción de los comprobantes que llegan al negocio

7.1. El negocio recibe una dirección de correo electrónico exclusiva para recibir comprobantes, a la que sus proveedores pueden enviarlos o a la que el Cliente puede reenviar automáticamente los que reciba en su correo habitual. También puede cargarlos de forma manual o importar los que emitió con otro sistema (cláusula 9).

7.2. De cada correo se procesan únicamente los adjuntos XML, PDF y ZIP, dentro de los límites de tamaño que indica la Plataforma. El resto del contenido del correo no se procesa y se elimina a los 30 días naturales de recibido. Los correos dirigidos a una dirección inexistente se descartan.

7.3. Con cada comprobante, la Plataforma comprueba que el receptor es el negocio (si no lo es, lo separa como no dirigido al negocio); evita los duplicados; conserva el XML original, su PDF y la respuesta de Hacienda, si vinieron; consulta o lee su estado ante Hacienda; y deja en espera de revisión manual, con el motivo, los comprobantes que no puede leer.

7.4. Un comprobante rechazado por Hacienda se marca como tal y no puede aceptarse. El Cliente debe solicitar la corrección a su proveedor.

8. El mensaje de receptor

8.1. Cuando el negocio recibe un comprobante electrónico de otro obligado tributario, debe confirmarlo, total o parcialmente, o rechazarlo mediante un mensaje de receptor que se envía a Hacienda. Ese mensaje es obligatorio para que las compras respalden las declaraciones del negocio (artículo 10 de la Resolución). No aplica a quien compra como consumidor final.

8.2. Plazo. El mensaje debe enviarse a Hacienda en un plazo no mayor de ocho días hábiles contados a partir del primer día del mes siguiente al de la transacción. Si no se envía en ese plazo, Hacienda presume que el negocio aceptó totalmente el comprobante (artículo 10 de la Resolución). La Plataforma avisa tres días antes del vencimiento de cada plazo. El aviso es una ayuda: su ausencia no modifica el plazo legal ni la responsabilidad del Cliente de responder a tiempo.

8.3. Decisión del Cliente. Para cada comprobante, el Cliente o su contador elige aceptar, aceptar parcialmente (con el monto y el motivo) o rechazar (con el motivo), e indica la condición del impuesto. El mensaje se firma con las credenciales del negocio y se envía a Hacienda. La bitácora registra quién respondió, cuándo y qué contestó Hacienda.

8.4. Respuesta automática opcional. El Cliente puede activar la opción de aceptar automáticamente los comprobantes que Hacienda ya validó y que están dirigidos al negocio. Viene desactivada. Su activación y desactivación quedan en la bitácora, y el Cliente responde por lo que se acepte con esa opción.

8.5. Si el Cliente tiene Contalea Contabilidad, Antonio, el asistente contable de laRogar, puede proponer una respuesta; el mensaje lo envía siempre una persona del negocio o su contador.

9. Comprobantes emitidos con otro sistema

El Cliente puede importar los comprobantes que su negocio emitió con otro sistema para que su contabilidad y sus reportes los consideren. Esos comprobantes no se reenvían a Hacienda, no pueden editarse y no usan el consecutivo del negocio en laRogar.

10. Puntos de venta de terceros

10.1. El Cliente conecta su punto de venta mediante una llave de acceso que genera desde su Cuenta, con los permisos que elige, y que puede revocar de inmediato. Cada uso queda en la bitácora.

10.2. laRogar no responde por el funcionamiento del punto de venta ni por los datos que este envía. Los comprobantes emitidos desde el punto de venta son del negocio, con su propia terminal y las mismas reglas de este contrato.

11. Hacienda, entidades y cambios normativos

11.1. laRogar no responde por la indisponibilidad, la lentitud ni los rechazos de los sistemas de Hacienda, de las entidades bancarias ni de otros sistemas públicos, ni por los rechazos que se deban a los datos del comprobante.

11.2. Cuando Hacienda modifique los formatos, las versiones o las reglas de los comprobantes electrónicos, laRogar ajusta la Plataforma en un plazo razonable antes de la fecha en que el cambio sea exigible.

12. Tratamiento de datos por cuenta del Cliente

Esta cláusula es el contrato entre el responsable y el encargado que exige el artículo 43 del Reglamento a la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP. En esta cláusula, «la Ley» es la Ley N.º 8968 y «el Reglamento» es el Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP.

12.1. Roles. El Cliente es el responsable de los datos de las personas que aparecen en sus comprobantes: las personas a quienes factura y sus proveedores (artículo 3, inciso h, de la Ley). laRogar es el encargado: los trata por cuenta del Cliente, conforme a sus instrucciones, y provee la infraestructura (artículo 2, incisos k y n, del Reglamento). El traslado de esos datos a laRogar no es una transferencia a un tercero (artículo 40 del Reglamento).

12.2. Datos y finalidades. Nombre, identificación, correo electrónico, dirección, montos y detalle de lo vendido o comprado, de las personas a quienes el negocio factura y de sus proveedores. Se usan únicamente para emitir, recibir y conservar los comprobantes del negocio, responder a Hacienda y llevar las cuentas por cobrar y por pagar del negocio, y para cumplir las obligaciones legales del negocio.

12.3. Base del tratamiento. El negocio trata estos datos para cumplir las obligaciones que la ley le impone al emitir, recibir y conservar comprobantes electrónicos; por eso no requiere un consentimiento separado de esas personas (artículo 5, inciso 2, punto c, de la Ley). El Cliente responde, como responsable, por informar a esas personas cuando la ley lo exija.

12.4. Instrucciones. Son instrucciones del Cliente los comprobantes que emite, las respuestas que envía a Hacienda, los accesos que otorga y las exportaciones que solicita. laRogar las ejecuta tal como están y no realiza otro tratamiento con esos datos.

12.5. Obligaciones de laRogar. Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Cliente y para prestar el servicio (artículo 6 de la Ley); guardar el secreto (artículo 11 de la Ley); aplicar medidas de seguridad conforme al artículo 10 de la Ley y a los artículos 34 y 36 del Reglamento, cuyo detalle es información no divulgada que laRogar pone a disposición del Cliente bajo confidencialidad; mantener separados los datos de cada negocio; no usar los datos para ningún otro fin ni para promover a otro negocio; usar solo proveedores con contrato y con al menos las mismas obligaciones; avisar los incidentes (cláusula 12.8); ayudar con los derechos de las personas (cláusula 12.9); y entregar y eliminar los datos al terminar (cláusula 13).

12.6. Obligaciones del Cliente. Registrar en los comprobantes solo los datos que la ley exige o que la operación requiere; no incluir datos sensibles en el detalle ni en las observaciones (artículo 9 de la Ley); custodiar las credenciales de su equipo; atender las solicitudes de las personas sobre sus derechos en cinco días hábiles (artículo 7 de la Ley), con la ayuda de laRogar; y responder ante esas personas y ante la Prodhab por el uso que dé a los datos.

12.7. Proveedores (subencargados). Además de las categorías de alojamiento, bases de datos, envío de correos electrónicos, mensajería instantánea, procesamiento de pagos, acceso con la cuenta de otro proveedor y análisis de errores y seguridad, descritas en la Política de privacidad para negocios, Contalea Facturación usa esta categoría propia:

Cuando los datos salen de Costa Rica, van a un proveedor que actúa por cuenta de laRogar (artículo 40 del Reglamento); laRogar mantiene su responsabilidad (artículo 29 del Reglamento) y exige por contrato las mismas medidas de seguridad (artículo 34 del Reglamento). Los cambios de categoría o de país se avisan con 30 días naturales de anticipación, con derecho del Cliente a terminar sin penalidad. La lista nominal de proveedores está disponible en legal@larogar.com. Los comprobantes y los mensajes de receptor se envían a Hacienda porque la ley lo ordena; Hacienda no es un proveedor de laRogar.

12.8. Incidentes. Si ocurre un incidente que afecte los datos de los comprobantes o las credenciales de Hacienda del negocio, laRogar lo avisa al Cliente dentro de las 48 horas siguientes a tener conocimiento, por correo electrónico y por mensajería instantánea, con la naturaleza del incidente, los datos afectados, las acciones correctivas y dónde obtener más información, y ayuda al Cliente a informar a las personas afectadas y a la Prodhab dentro del plazo del artículo 38 del Reglamento (artículos 38 y 39 del Reglamento).

12.9. Derechos de las personas. Si laRogar recibe una solicitud de una persona a quien el negocio factura o de un proveedor del negocio, la traslada al Cliente en un día hábil. Una solicitud de supresión no alcanza a los comprobantes y registros que la ley obliga a conservar.

12.10. Verificación. A solicitud del Cliente, laRogar entrega bajo confidencialidad la descripción de sus medidas de seguridad, la lista de categorías de proveedores con su país y el registro de accesos de laRogar a los datos del negocio, y responde una vez al año un cuestionario razonable en 30 días naturales. Una revisión en sitio se solicita con 30 días naturales de anticipación, se realiza en horas hábiles y a costa del Cliente, y laRogar puede requerir que la realice un auditor externo.

13. Conservación de los comprobantes y datos al terminar

13.1. Obligación del negocio. El Cliente debe conservar los comprobantes electrónicos que genera, envía y recibe, con sus documentos asociados, por cinco años, y garantizar que puedan leerse y consultarse (artículo 22 del Reglamento de comprobantes; artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N.º 4755; artículo 234, inciso d, del Código de Comercio, Ley N.º 3284). Si sus registros se guardan en sistemas fuera de su domicilio fiscal, incluso fuera de Costa Rica, Hacienda debe poder acceder a ellos para fiscalizar y el Cliente debe notificarlo a Hacienda (artículo 110 de la Ley N.º 4755). Esa obligación es del negocio, con laRogar o sin laRogar.

13.2. Durante el servicio. laRogar conserva todos los comprobantes emitidos y recibidos del negocio, con su XML, su PDF y las respuestas de Hacienda, y el Cliente los descarga cuando quiera, uno por uno o todos en un archivo comprimido. laRogar entrega en la Cuenta una constancia de dónde y cómo están guardados los registros del negocio, para la notificación del artículo 110 de la Ley N.º 4755.

13.3. Al terminar. Cuando Contalea Facturación termina:

a) el Cliente dispone de 30 días naturales para descargar desde su Cuenta la exportación completa (comprobantes emitidos y recibidos con sus XML, PDF y respuestas de Hacienda, mensajes de receptor y bitácora); laRogar se lo recuerda el día de la terminación, a los 15 días y a los 25 días; durante ese plazo los datos se consultan en modo de solo lectura;

b) vencido ese plazo, laRogar conserva únicamente los comprobantes electrónicos (archivos XML) y las respuestas de Hacienda del negocio durante cinco años, cifrados y disponibles solo para su descarga por el Cliente, en cumplimiento del artículo 4, inciso 1, punto i, y del artículo 5, punto 4, del Reglamento de comprobantes; cumplido ese plazo, laRogar puede eliminarlos sin responsabilidad (artículo 7, inciso c, de la Resolución);

c) todos los demás datos de Contalea Facturación se eliminan o anonimizan al vencer los 30 días naturales. La eliminación no puede revertirse.

13.4. Suspensión por falta de pago. Durante la suspensión, el Cliente puede consultar y descargar sus comprobantes, conforme a las Condiciones de la cuenta laRogar.

14. Combinación con Contalea Contabilidad

14.1. Contalea Facturación puede contratarse solo o junto con Contalea Contabilidad. Cuando el Cliente contrata ambos, acepta los dos contratos en el mismo acto; los dos Productos operan sobre el mismo perfil y los mismos comprobantes, sin duplicarlos.

14.2. La recepción de comprobantes y el mensaje de receptor están incluidos también en Contalea Contabilidad, cuyo contrato regula esa función con las mismas reglas de las cláusulas 7 y 8 de este contrato. Si el Cliente cancela uno de los dos Productos y conserva el otro, los comprobantes del negocio se mantienen en el Producto vigente.

15. Precio, garantía y duración

15.1. Contalea Facturación se cobra según la Lista de precios vigente, con la recepción de comprobantes, el mensaje de receptor y la conexión de puntos de venta incluidos. El pago, la facturación, el vencimiento, la suspensión por falta de pago y la reactivación se rigen por las Condiciones de la cuenta laRogar.

15.2. La garantía de satisfacción de 30 días naturales de las Condiciones de la cuenta laRogar aplica a la primera suscripción del Cliente a Contalea Facturación, una sola vez.

15.3. Este contrato rige mientras el Cliente mantenga una suscripción vigente a Contalea Facturación. El Cliente puede cancelar en cualquier momento, con efecto al final del período ya pagado y sin penalidad. Si conserva otro Producto, su Cuenta sigue activa.

16. Condición particular: límite de responsabilidad

16.1. laRogar responde por que el sistema funcione como se describe en este contrato. La responsabilidad total de laRogar frente al Cliente por cualquier reclamo derivado de este contrato se limita al monto que el Cliente pagó a laRogar por Contalea Facturación durante los doce meses anteriores al hecho que origina el reclamo.

16.2. laRogar no responde por daños indirectos ni por pérdida de oportunidad. Este límite no excluye el lucro cesante que sea consecuencia inmediata y directa del incumplimiento (artículo 704 del Código Civil, Ley N.º 30 de 1885) ni se aplica al dolo o a la culpa grave de laRogar (artículo 701 del Código Civil).

16.3. laRogar no responde por multas, intereses ni recargos tributarios derivados de comprobantes o mensajes de receptor que el Cliente o su contador emitieron, aprobaron o enviaron, ni de los que dejaron de enviar, salvo que se deban a un error del sistema que laRogar no corrigió después de ser informada.

16.4. Si el Cliente tiene la condición de consumidor según el artículo 2 de la Ley N.º 7472, este límite se aplica únicamente en la medida en que esa ley lo permite y no afecta los derechos de sus artículos 35 y 42 ni del artículo 1023, inciso 2, punto m, del Código Civil.

16.5. Esta condición particular se acepta en una casilla propia.

17. Disposiciones finales

17.1. Forman parte de este contrato, con esta prelación: (1) este contrato; (2) las Condiciones de la cuenta laRogar, en lo relativo a la Cuenta, el pago y la facturación. Si una disposición resulta inválida, las demás conservan su validez.

17.2. Los cambios a este contrato se avisan con al menos 30 días naturales de anticipación, conforme a las Condiciones de la cuenta laRogar. Los cambios que exija Hacienda o la ley rigen desde la fecha en que sean exigibles.

17.3. Este contrato se rige por las leyes de la República de Costa Rica. Los conflictos se resuelven conforme a las Condiciones de la cuenta laRogar. Las solicitudes y quejas sobre datos personales pueden presentarse también ante la Prodhab (artículos 13 y 15 de la Ley N.º 8968).

17.4. Las definiciones del glosario sirven para interpretar este contrato. Si una definición y una cláusula difieren, prevalece la cláusula.

18. Normas citadas en este contrato

Glosario

Bitácora: registro automático de los ingresos y de las acciones realizadas en la Plataforma, con fecha y hora.

Comprobante electrónico: factura, tiquete, nota de crédito, nota de débito o factura de compra emitidos conforme a la Resolución, con sus archivos XML y PDF.

Consecutivo: la numeración correlativa y sin saltos de los comprobantes de cada terminal.

Credenciales de Hacienda: el usuario y la llave criptográfica que Hacienda otorga al negocio para emitir comprobantes electrónicos.

Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable (artículo 2, inciso k, del Reglamento a la Ley N.º 8968).

Hacienda: el Ministerio de Hacienda de Costa Rica.

Llave de acceso: credencial que el Cliente genera para que su punto de venta se conecte a Contalea Facturación; puede revocarse en cualquier momento.

Mensaje de receptor: la respuesta que el negocio envía a Hacienda para aceptar, aceptar parcialmente o rechazar un comprobante recibido.

Prodhab: Agencia de Protección de Datos de los Habitantes, del Ministerio de Justicia y Paz.

Punto de venta: el sistema o la caja de un tercero con que el negocio cobra en su local.

Responsable: quien decide la finalidad y el contenido de una base de datos (artículo 3, inciso h, de la Ley N.º 8968).

Terminal: cada caja, dispositivo o sistema conectado desde el que el negocio emite comprobantes, con su propio consecutivo.

XML: el archivo estructurado que lee Hacienda. Cada comprobante electrónico tiene su archivo XML.

Aceptación

Cada casilla se marca por separado y viene sin marcar:

☐ He leído y acepto el Contrato de Contalea Facturación, versión 1.0, incluida su cláusula 12 sobre el tratamiento de datos por cuenta de mi negocio, y autorizo a laRogar a usar las credenciales de Hacienda de mi negocio conforme a su cláusula 5.

☐ He leído y acepto la condición particular de la cláusula 16, que limita la responsabilidad de laRogar al monto pagado por Contalea Facturación en los doce meses anteriores, sin excluir el dolo ni la culpa grave.

Versión 1.0 · Vigente desde el 26 de octubre de 2026